Jak przygotować się do audytu celnego HMRC: niezbędne kroki

Czym jest audyt celny HMRC?

Audyt celny to kontrola zgodności przeprowadzana przez HMRC w celu weryfikacji, czy firma prawidłowo klasyfikuje towary, deklaruje właściwe wartości celne, płaci należne cła i VAT oraz prowadzi odpowiednią dokumentację. Kontrole mogą wynikać z rutynowego doboru, oceny ryzyka lub wykrytych rozbieżności w zgłoszeniach celnych. Ogólny przegląd procedur kontrolnych znajduje się na stronie GOV.UK dotyczącej compliance checks.

Wybranie do audytu nie oznacza automatycznie podejrzenia naruszenia — wiele kontroli ma charakter rutynowy. Jednak brak przygotowania może przekształcić prostą weryfikację w długotrwałe i kosztowne postępowanie.

Rodzaje audytów celnych

Kontrola dokumentowa (desk-based review)

HMRC żąda dokumentów pocztą lub mailem. Otrzymujesz pismo określające wymagane dokumenty i okres objęty kontrolą. To najmniej inwazyjny rodzaj audytu.

Wizyta na miejscu (on-site visit)

Urzędnik HMRC odwiedza siedzibę firmy, aby sprawdzić dokumentację, przeprowadzić rozmowy z pracownikami i zaobserwować procesy celne. Wizyty są zwykle zapowiadane z wyprzedzeniem.

Audyt po odprawie (Post-Clearance Audit — PCA)

Koncentruje się na przetworzonych już zgłoszeniach celnych. HMRC weryfikuje próbę wpisów pod kątem klasyfikacji, wyceny, deklaracji pochodzenia i obliczeń celnych. PCA może obejmować zgłoszenia z ostatnich czterech lat.

Kluczowe kroki przygotowawcze

1. Uporządkuj dokumentację

HMRC wymaga przechowywania dokumentów celnych przez minimum 6 lat. Przed audytem upewnij się, że masz szybki dostęp do:

• Zgłoszeń celnych (wpisy C88/E2)
• Faktur handlowych i zamówień zakupu
• Dokumentów transportowych (konosamentów, listów lotniczych, listów CMR)
• Świadectw pochodzenia i deklaracji dostawców
• Zestawień MPIVS i certyfikatów C79
• Korespondencji z brokerem celnym

2. Zweryfikuj kody towarowe

Błędy klasyfikacyjne to najczęstsze ustalenia w audytach celnych. Zanim HMRC zada pytania, przejrzyj najważniejsze kody towarowe i potwierdź ich poprawność. Jeśli zmieniły się w wyniku aktualizacji taryfy, upewnij się, że zgłoszenia odzwierciedlają aktualne kody.

3. Sprawdź deklaracje wartości celnej

Porównaj wartości celne na ostatnich zgłoszeniach z fakturami handlowymi i zweryfikuj uwzględnienie wszystkich wymaganych korekt (fracht, ubezpieczenie, tantiemy, elementy dodatkowe). Rozbieżności między wartościami fakturowymi a deklarowanymi to główny obszar zainteresowania audytorów.

4. Potwierdź zasadność preferencji celnych

Jeśli korzystałeś z preferencyjnych stawek celnych na podstawie pochodzenia towaru, upewnij się, że dysponujesz ważną dokumentacją pochodzenia dla każdej takiej deklaracji. W ramach umowy TCA UK–UE deklaracje dostawców muszą spełniać konkretne wymogi — brakująca lub nieprawidłowa dokumentacja może skutkować ponownym naliczeniem cła według stawki pełnej.

5. Zweryfikuj licencje i pozwolenia

Jeśli którykolwiek import wymaga licencji (np. towary podwójnego zastosowania, produkty rolne), sprawdź, czy wszystkie przesyłki w okresie objętym audytem były objęte ważnymi licencjami i czy spełniono warunki sprawozdawcze.

6. Przygotuj zespół

Pracownicy odpowiedzialni za sprawy celne powinni rozumieć proces audytu i potrafić jasno odpowiadać na pytania. Wyznacz główną osobę kontaktową dla audytora HMRC.

W trakcie audytu

• Bądź współpracujący i profesjonalny. Odpowiadaj na wezwania terminowo i rzetelnie.
• Zadawaj pytania. Jeśli nie jesteś pewien, czego szuka HMRC — proś o wyjaśnienie.
• Sporządzaj notatki. Dokumentuj czego żąda audytor, co przegląda i jakie wstępne uwagi przekazuje.
• Nie dostarczaj informacji niepotrzebnie. Odpowiadaj na to, o co pytają — dokładnie i kompletnie, ale nie otwieraj tematów, które nie zostały poruszone.

Po audycie

HMRC wyda raport z ustaleniami. W przypadku rozbieżności możesz otrzymać żądanie zapłaty cła (z odsetkami), karę lub wymóg korekty procesów. Masz prawo zakwestionować ustalenia, jeśli się z nimi nie zgadzasz.

Jeśli stoisz przed audytem celnym lub chcesz przeprowadzić samoocenę przed kontrolą, skontaktuj się z naszym zespołem celnym po fachowe wsparcie na każdym etapie.