Kupiec z Birmingham chce zobaczyć produkt przed zamówieniem. Wysyłasz z Polski kilka próbek tkaniny, jeden but albo butelki sosu z etykietą, a paczka utyka do zapłaty cła i VAT. Nie musi tak być. Próbki handlowe do UK mogą wjechać bez cła i bez VAT importowego, ale tylko wtedy, gdy przygotujesz je i zgłosisz tak, jak oczekuje HMRC. Poniżej zasady z gov.uk oraz sytuacje, w których lepiej sprawdzi się odprawa czasowa albo karnet ATA.
Próbki handlowe do UK: kto i kiedy dostaje zwolnienie
Wytyczne HMRC o zwolnieniu dla próbek handlowych wskazują, kto może z niego skorzystać: podmiot gospodarczy w Wielkiej Brytanii albo instytucja publiczna uznana i zatwierdzona przez HMRC. W praktyce zwolnienie zgłasza więc odbiorca w UK albo działający w jego imieniu przedstawiciel. Importer i dostawca, czyli polski nadawca, muszą oznaczyć towar jako próbkę jeszcze przed przywozem.
Towar musi spełnić trzy warunki:
- jest używany jako próbka i pokazuje cechy towarów, które reprezentuje;
- przed przywozem został przygotowany i przedstawiony w sposób akceptowany przez HMRC;
- jest sprowadzany wyłącznie po to, by pozyskać przyszłe zamówienia na towary tego rodzaju.
Na samym początku wytycznych HMRC zaznacza, że zwolnienie nie obejmuje akcyzy. Akcyzę od próbek towarów akcyzowych, np. wina, wyrobów tytoniowych czy paliwa, płaci się przy imporcie.
Jak przygotować próbki przed wysyłką z Polski
Próbki trzeba oznaczyć przed przywozem. Wytyczne wymieniają cztery metody:
- A — rozdarcie, przerobienie, przedziurawienie, nacięcie lub zniszczenie wyglądu towaru;
- B — oznaczenie słowami „commercial sample” trwałym, nieusuwalnym markerem;
- C — ograniczenie liczby sztuk w przesyłce, a przy odzieży i obuwiu także zakresu rozmiarów;
- D — przedstawienie towaru w sposób ograniczający obchodzenie się z nim do roli próbki.
HMRC oczekuje, że towar spełni kryterium A, B albo oba, zależnie od rodzaju towaru. Może też zażądać zastosowania pozostałych metod, w zależności od kodu towaru. HMRC zastrzega, że niektórych towarów nie da się przygotować wystarczająco przed przywozem. Wtedy zwolnienie nie przysługuje. W razie wątpliwości wytyczne odsyłają do National Imports Reliefs Unit.
Czego nie obejmuje zwolnienie dla próbek
Nie każda paczka opisana jako „próbka” się kwalifikuje. Gov.uk wyklucza między innymi:
- niewielkie ilości towaru, co do których HMRC podejrzewa celowo błędny opis;
- towar sprowadzany bez zamiaru pozyskania dalszych zamówień;
- towar nieprawidłowo oznaczony jako próbka;
- niezgłoszone materiały, z których później powstaną próbki;
- towar, który może służyć do czegoś więcej niż prezentacja;
- przesyłki w procedurze Low Value Bulking Import;
- gadżety „give-away” rozdawane w celach promocyjnych.
Sprawdź też, czy towar nie jest objęty kontrolą i nie wymaga licencji importowej, bo zwolnienie celne tego nie zastępuje.
Zgłoszenie: kody C30 i F45 albo opis na paczce
Przewóz towarowy (freight). Zwolnienie zgłasza się w imporcie w systemie Customs Declaration Service. W polu DE 1/11 wpisuje się dodatkowy kod procedury C30 (zwolnienie z cła), a jeśli importer może skorzystać ze zwolnienia z VAT, także F45. Bez obu kodów zwolniony zostanie tylko jeden z podatków. Gdy zgłoszenie składa agencja, HMRC wskazuje, że importer powinien dać jej jasne pisemne instrukcje i być zawsze wskazany jako osoba korzystająca ze zwolnienia. Przekaż więc opis próbek z wyprzedzeniem. Easy Clearance, agencja celna zarejestrowana w CDS, pomaga w takich przesyłkach w ramach obsługi karnetów ATA i przywozów czasowych UK–UE.
Poczta. Nadawca powinien wyraźnie napisać na paczce i na deklaracji CN22 lub CN23: „Commercial samples of negligible value – relief claimed”. Paczka bez takiego oznaczenia może zostać wydana dopiero po zapłacie cła i VAT. Wtedy odbiorca płaci należności i pisze do urzędu na formularzu BOR286, dołączając dokument z naliczeniem. Jeśli HMRC i Border Force uznają, że warunki są spełnione, mogą zwrócić cło i VAT.
Bagaż. Próbki przywożone w bagażu zgłasza się przy przyjeździe i pokazuje dowody spełnienia warunków. Bez nich HMRC wydaje towar dopiero po złożeniu zabezpieczenia, zwykle depozytu gotówkowego albo gwarancji bankowej.
Jeśli zwolnienia nie zgłoszono przy imporcie, HMRC może, pod warunkami, przyjąć wniosek spóźniony; nie jest to automatyczne. Trzeba go złożyć w ciągu 3 miesięcy od importu i wykazać, że towar był prawidłowo przygotowany jako próbka.
Co dalej z próbkami i jakie dokumenty trzymać
Próbki można wywieźć z UK, zniszczyć albo zatrzymać, ale to ostatnie tylko za uprzednią zgodą National Imports Reliefs Unit. Nie wolno ich sprzedać, przerobić w inny produkt, objąć inną procedurą celną, przekazać, podarować ani oddać na cele charytatywne.
Na żądanie HMRC trzeba pokazać m.in. zgłoszenie importowe, dowód własności, informacje kiedy, gdzie i jak próbki wykorzystano, sposób ich identyfikacji (np. numery seryjne, opisy techniczne) oraz dowód ich dalszego losu. Przy zniszczeniu jest to zaświadczenie wykonawcy, a od wartości pozostałego złomu trzeba zapłacić cło i VAT. Dokumenty przechowuje się co najmniej 4 lata od daty importu.
Kiedy zamiast tego odprawa czasowa albo karnet ATA
Zwolnienie dla próbek pasuje do towaru oznaczonego lub zniszczonego tak, że nadaje się tylko na próbkę. Pełnowartościowa kolekcja, z którą handlowiec objeżdża klientów, musi potem wrócić. Do tego służy odprawa czasowa (temporary admission), a jej warunki opisujemy w artykule o zasadach odprawy czasowej w UK.
Drugą drogą jest karnet ATA. Lista HMRC towarów objętych karnetem obejmuje próbki służące wyłącznie prezentacji, reprezentatywne dla towarów już produkowanych albo planowanych. Ilość identycznych sztuk nie może przekraczać tego, co w zwykłym obrocie uznaje się za próbki. Karnetem nie obejmie się jednak przesyłek pocztowych ani alkoholu, tytoniu i paliwa przeznaczonych do spożycia. Porównanie obu dróg przedstawia poradnik Easy Clearance o tym, czy próbki wymagają odprawy czasowej czy pełnej, a zasady karnetu wyjaśnia tekst o tym, kiedy karnet ATA jest potrzebny między UK a UE.
Checklista: próbki handlowe do UK
- ☐ Potwierdź, że próbki mają służyć wyłącznie pozyskaniu zamówień
- ☐ Oznacz je markerem „commercial sample” (B), zniszcz ich wygląd (A) albo zastosuj obie metody
- ☐ Ogranicz liczbę sztuk i rozmiarów do tego, czego wymaga prezentacja
- ☐ Wyłącz gadżety promocyjne i pamiętaj, że akcyza nie jest zwalniana
- ☐ Ustal, kto w UK zgłasza zwolnienie, i przekaż mu pisemne instrukcje
- ☐ We frachcie: C30, a jeśli przysługuje, także F45 w DE 1/11
- ☐ W paczce pocztowej: dopisek „relief claimed” na paczce i CN22/CN23
- ☐ Pełnowartościowy towar do zwrotu kieruj na odprawę czasową lub karnet ATA
- ☐ Przechowuj dokumenty importu, użycia i losu próbek co najmniej 4 lata
Mini-FAQ
Czy próbki handlowe do UK są zwolnione z cła i VAT?
Mogą być. HMRC przyznaje zwolnienie z cła (kod C30) i, jeśli importer spełnia warunki, także z VAT importowego (kod F45). Próbki muszą jednak zostać przygotowane jako próbki przed wysyłką i służyć wyłącznie pozyskaniu przyszłych zamówień. Zwolnienie nie obejmuje akcyzy.
Kto w UK występuje o zwolnienie dla próbek?
Według wytycznych gov.uk zwolnienie przysługuje podmiotowi gospodarczemu w Wielkiej Brytanii albo instytucji publicznej uznanej przez HMRC. Polski nadawca przygotowuje i oznacza próbki, a zwolnienie zgłasza odbiorca w UK lub jego przedstawiciel.
Czy można sprzedać próbki po prezentacji?
Nie. Próbek objętych zwolnieniem nie wolno sprzedać, przerobić, przekazać ani podarować. Można je wywieźć z UK albo zniszczyć, z dokumentami, a zatrzymać tylko za zgodą National Imports Reliefs Unit.
Co zrobić, jeśli przy imporcie nie zgłoszono zwolnienia?
HMRC może przyjąć spóźniony wniosek i zwrócić należności. Trzeba go złożyć w ciągu 3 miesięcy od importu i wykazać, że towar był prawidłowo przygotowany jako próbka przed przywozem.
Czy karnet ATA obejmuje próbki wysyłane pocztą?
Nie. Przesyłki pocztowe są na liście towarów, których w UK nie można objąć karnetem ATA.
Sources (gov.uk): Pay no import duty and VAT on importing commercial samples, Apply to import goods temporarily to the UK or EU, Find out which goods an ATA Carnet will cover. Stan na 11.11.2026 r.; przed wysyłką sprawdź aktualne wytyczne. Artykuł dotyczy przywozu do Wielkiej Brytanii; formalności wywozowe po stronie UE ustal z przewoźnikiem lub agencją.